Grundleistungen der WEG-Verwaltung

Kaufmännische Verwaltung

  • Erstellen eines Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr einschließlich Ausweis der Gesamteinnahmen, der Verteilung je Kostenart und des monatlichen Wohngeldes je Sonder-/Teileigentum.
  • Erstellen einer Jahresabrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Vertragszeitraum/Wirtschaftsjahr als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder-/
    Teileigentum. Die Angaben über Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Eigentümern und Dritten einschließlich Ausweis der Kontostände und der Instandhaltungsrücklage sind aus dem der Gesamtabrechnung anhängenden Status ersichtlich.
  • Einrichten einer übersichtlichen, kaufmännisch ordnungsgemäß geführten Buchhaltung im Vertragszeitraum, insbesondere:
    • Führen, Buchen und Abrechnen von:
      • Wohngeldkonten je Sonder-/Teileigentum
      • Einnahmenkonten für sonstige Erträge
      • Ausgabenkonten je Kostenart
      • Rücklagekonten
        Konten für Beschäftigte (z.B. Hausmeister/Hausreinigung)
      • Verrechnungskonten, z.B. für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum
    • Überwachen der Wohngeldzahlungen
    • Meldung der Gesamt-Heizkosten und evtl. Gesamt-Wasserkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Service-Unternehmen, Erfassung der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder-/Teileigentum für die Einzelabrechnung.
    • Berechnung/Anforderung von Sonderumlagen (Sonderzuweisung zur Rücklage)
  • Führen eines Giro- und eines Anlagenkontos auf den Namen der Eigentümergemeinschaft (Geldverwaltung)
    Sachliche und rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparatur-Rechnungen und der Hausmeisterkasse (Rechnungskontrolle und –anweisung).
  • Verfolgung rückständiger Wohngeldzahlungen, ggf. gerichtliche Geltendmachung im Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft und unter Hinzuziehung eines Rechtsanwaltes (Zwangsverwaltung, Zwangsversteigerung).

Technische Verwaltung

Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, erfolgt die technische Überwachung des Gemeinschaftseigentums durch mindestens eine jährliche Begehung der Wohnanlage. Soweit notwendig, werden Sonderfachleute auf Kosten der Gemeinschaft hinzugezogen, im Regelfall in Absprache mit dem Verwaltungsbeirat bzw. gemäß Beschluss der Eigentümerversammlung.
Aufstellung eines Instandhaltungsplanes zur Bedarfsermittlung der Instandhaltungsrückstellung (Schätzkosten) je nach Qualität unter Einschaltung von Sonderfachleuten (z.B. Architekten).
Veranlassen der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und Technische Überwachungsvereine z.B. für Heizung, Aufzüge, Blitzschutzanlagen, Lüftungsanlagen, Notbeleuchtungen, Garagentore, Brandschutzeinrichtungen usw.

Objektverwaltung

Nach Durchführung der notwendigen Vorbereitungsarbeiten erfolgt in Absprache mit dem Beirat die Einladung zur ordentlichen Wohnungseigentümerversammlung innerhalb der erforderlichen Frist. Der Verwalter führt den Vorsitz in der Versammlung und sorgt für eine ordnungsmäßige Niederschrift der Beschlüsse sowie die laufende Aktualisierung der laut § 24 Abs. 7 durch den Verwalter zu führenden Beschlusssammlung. Jedem Wohnungseigentümer wird eine Abschrift der Protokollniederschrift der Eigentümerversammlung zugestellt.
Zu unseren Grundleistungen und –pflichten gehört selbstverständlich auch die Durchführung sämtlicher Versammlungsbeschlüsse sowie die Vergabe von Aufträgen verschiedener Art. Unsere Tätigkeit erstreckt sich dabei u.a. auf folgende Bereiche:
  • Empfehlungen zur Schadensminderung und –beseitigung
  • Einholen von Angeboten
  • Mitwirken bei Preisverhandlungen
  • Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum, je nach Größenordnung und Schwierigkeitsgrad unter Mitwirkung von Sonderfachleuten
  • Klärung der Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/Gemeinschaftseigentum
  • Erstellung der schriftlichen Aufträge im Namen und für Rechnung der Gemeinschaft für alle Instandhaltungsmaßnahmen
Weiterhin: Überwachen der Verträge der Gemeinschaft (Einhaltung und Ausführung kontrollieren, z.B. von Wartungsverträgen u.ä.). Terminüberwachung bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen und Schlussrechnung, bei Bedarf inkl. Abmahnung des Leistungsrückständigen.
Ergreifen von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen, wie Rohrbruch, Brand- und Sturmschäden, Schadensmeldung an die Versicherung bei versicherten Schäden am Gemeinschaftseigentum.
Vornahme von Schlüsselbestellungen, d.h. Bestellen und Ausgabe von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheits-Schließanlage für das Sonder-/Teil-/
Gemeinschaftseigentum.
Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten. Von wichtigen Schriftstücken erhält der Verwaltungsbeirat eine Kopie, damit er über sämtliche aktuellen Belange der Wohnungseigentümergemeinschaft informiert ist
Bearbeitung von Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum.

Huber Wohnungsverwaltung Mannheim