Nach Durchführung der notwendigen Vorbereitungsarbeiten erfolgt in Absprache mit dem Beirat die Einladung zur jährlichen ordentlichen Wohnungseigentümerversammlung innerhalb der erforderlichen Frist. Der Verwalter führt den Vorsitz in der Versammlung und sorgt für eine ordnungsmäßige Niederschrift der Beschlüsse sowie die laufende Aktualisierung der durch den Verwalter zu führenden Beschlusssammlung. Jedem Wohnungseigentümer wird eine Abschrift der Protokollniederschrift der Eigentümerversammlung zugestellt.
Zu unseren Grundleistungen und –pflichten gehört selbstverständlich auch die Durchführung sämtlicher Versammlungsbeschlüsse sowie die Vergabe von Aufträgen verschiedener Art. Unsere Tätigkeit erstreckt sich dabei u.a. auf folgende Bereiche:
- Empfehlungen zur Schadensminderung und -beseitigung
- Einholen von Angeboten
- Mitwirken bei Preisverhandlungen
- Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum, je nach Größenordnung und Schwierigkeitsgrad unter Mitwirkung von Sonderfachleuten
- Klärung der Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/Gemeinschaftseigentum
- Erstellung der schriftlichen Aufträge im Namen und für Rechnung der Gemeinschaft für alle Instandhaltungsmaßnahmen
Weiterhin: Überwachen der Verträge der Gemeinschaft (Einhaltung und Ausführung kontrollieren. Terminüberwachung bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen und Schlussrechnung, bei Bedarf inkl. Abmahnung des Leistungsrückständigen.
Ergreifen von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen, wie Rohrbruch, Brand- und Sturmschäden, Schadensmeldung an die Versicherung bei versicherten Schäden am Gemeinschaftseigentum.
Vornahme von Schlüsselbestellungen, d.h. Bestellen und Ausgabe von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheits-Schließanlage für das Sonder-/ Teil-/ Gemeinschaftseigentum.
Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten. Von wichtigen Schriftstücken erhält der Verwaltungsbeirat eine Kopie, damit er über sämtliche aktuellen Belange der Wohnungseigentümergemeinschaft informiert ist.